La bonne façon d’arrêter la procrastination

Plusieurs raisons nous poussent à pratiquer la procrastination soit à reporter au lendemain : des émotions qui nous submergent, un manque de motivation, une difficulté à gérer son temps. Dans cet article, nous allons nous intéresser à cette 3ème cause, la gestion du temps. Voici 6 méthodes pour être plus efficace dans son travail. Votre objectif : Trouvez votre stratégie pour mesurer votre temps et le mettre à votre service.

Pour ce faire, je vous invite à tester chacune de ces méthodes pendant 15 jours afin d’en tirer un bilan constructif. Munissez-vous d’un agenda, d’un crayon, d’un carnet et d’un minuteur. C’est parti !

S’organiser pour arrêter la procrastination

À chaque époque traversée, son outil de mesure : les saisons, le sablier, l’horloge, le minuteur, etc. Pour arrêter de procrastiner et vous organiser, vous avez besoin de choisir l’endroit où vous allez travailler ; définir le temps que vous allez consacrer et identifier les tâches à faire.

La to do list

1. Dresser la liste de toutes les tâches à faire.
2. Classer-les par ordre de priorité.
3. Noter en face les deadlines.

La matrice d’Eisenhower

Le 34e président des États-Unis d’Amérique aurait déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». La matrice d’Eisenhower est donc un moyen de nous permettre de classer nos tâches selon leur degré de priorité. Vous gardez ainsi le contrôle sur votre charge de travail pour gagner en bien-être.

La matrice est un tableau à 2 entrées.

1. Dessinez la matrice sur une feuille : un tableau avec 2 colonnes et 2 lignes.
   En haut de la 1^ère colonne noter : urgent
   En haut de la 2^ème colonne noter : pas urgent
   À droite de la 1^ère ligne noter : important
   À droite de la 2^ème ligne noter : pas important
   Vous avez donc 4 quadrants. Quadrant n°I : Pas urgent et important / Quadrant n°II : Urgent et important / Quadrant n°III : Urgent et pas important / Quadrant n°IV : Pas urgent et pas important
2. Reprenez vos tâches de la to list
3. Identifiez leur meilleure place dans cette matrice en vous posant cette question : Quel est l’enjeu derrière cette tâche ?
4. Remplissez chaque quadrant. Une tâche ne peut se placer que dans un seul quadrant.
5. Répartissez vos tâches dans l’agenda.
   Quadrant I : PLANIFIER. Ces tâches doivent être planifiées dans votre agenda pour ne pas les oublier et les traiter après toutes les urgences.
   Quadrant II : FAIRE. Ces tâches sont les premières à réaliser, par vous-mêmes et à noter dans votre agenda.
   Quadrant III : DÉLÉGUER. Ces tâches sont un peu moins urgentes que les premières, elles se placent donc plus loin dans votre agenda. Si vous êtes manager, vous déléguez ces tâches. Il est essentiel de savoir répondre à cette question « Pour quelles raisons sont-elles urgentes si elles ne sont pas importantes ? »
   Quadrant IV : SUPPRIMER. Ces tâches sont inutiles. Vous les supprimez de votre to do list et de votre tête.
6. Que ressentez-vous après avoir organisé votre agenda ? N’avez-vous pas un premier sentiment de légèreté ?

Cette matrice peut également vous donner des indicateurs pour poser vos limites, ne pas accepter d’autres tâches et négocier des délais.

Unsplash

Accomplir son travail

Pour arrêter la procrastination, vous devez trouver le rythme qui vous correspond pour bien travailler. Combien de temps souhaitez-vous consacrer à ce projet / cette tâche ?

Agenda

• Réserver un créneau dans lequel aucune distraction n’est permise afin de rester concentré. On désactive les notifications. On le notifie aux autres : un panneau ne pas entrer, un statut occupé dans l’agenda en ligne.

La règle d’or : vous respectez ce que vous avez planifié. Si vous êtes tenté de déplacer toujours la même tâche dans l’agenda alors demandez-vous si elle est vraiment importante et si elle a du sens; soit vous la faites soit vous la supprimez (pas d’entre-deux). 

15 minutes

Une tâche peut être répétitive ou s’inscrire dans un objectif global. Exemple : Je souhaite améliorer mon anglais ; je dois réviser un dossier ; j’aimerais faire du sport, je voudrais prendre du temps pour moi ; j’ai 1 mois pour lire ce livre… Dans ce cas, vous devez installer une routine quotidienne et la faire tous les jours. Si vous vous accordez des temps off, ceux-ci doivent être décidés d’une semaine sur l’autre pour que vous soyez à l’origine de cette pause.
Exemple : Je décide d’améliorer mon anglais du lundi au vendredi uniquement.

15 minutes sont suffisantes pour :

• intégrer ces 15 minutes dans votre agenda sans perturber votre journée;
• rester concentré;
• passer à l’action. 

Faites ces calculs : 7 jours x 15 min = … / 30 jours x 15 min = …
Réponses : Si vous accordez 15 minutes pendant 7 jours, vous aurez passé 1h45 sur un même sujet. Si vous accordez 15 minutes pendant 30 jours, vous aurez passé 7h30 sur un même sujet. Auriez-vous imaginé travailler 1 journée entière, sur un même sujet ?

Pomodoro

Cette technique s’appuie sur le fait que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle. En effet, la pause est vue comme un temps de consolidation pour notre mémoire.
Elle se déroule en 5 étapes :

1. Je choisis la tâche à exercer.
2. Je mets mon minuteur sur 25 minutes.
3. J’arrête la tâche en cours à la sonnerie.
4. Je prends une pause de 5 minutes.
5. Au bout de 4 pomodoro, je prends une pause de 20 minutes.

Check-list

1. Je prends le temps de rayer ce qui a été fait pour visualiser mon avancée.
2. Je me félicite des efforts fournis.

Unsplash

Bilan

Au bout de ces 15 jours de tests pour tenter d’arrêter la procrastination, il est temps de faire votre auto-évaluation. Parcourez de nouveau votre agenda, prenez conscience de tout ce que vous avez noté et rayé. Puis, fermez-le et tenez-le à distance pour favoriser la prise de recul.

Enfin, posez-vous ces questions : Qu’avez-vous appris sur vous pendant cette phase de test ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Existent-ils des avantages à garder certaines de ces méthodes ? Comment les améliorer afin d’être plus efficace dans votre travail ?

Maintenant, célébrez vos efforts fournis pour avoir testé ces méthodes. Soyez plein de gratitude envers vous-mêmes.

par Julie Bonnet, coach recommandée du réseau Medoucine.

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